Heb je ook weleens last van honderden gedachten die de complexiteit alleen maar verhogen en je eigen spontaniteit en effectiviteit belemmeren? Hoe vaak denk je of zeg je: “Dat is niet wat ik bedoelde!”? Gedachten die een loopje met ons nemen wanneer je probeert te anticiperen op een situatie, op wat iemand denkt of op wat iemand gaat doen. Misschien heb je wel die “Als het maar niet…” gedachte in je hoofd. En op de slechtste dagen hebben we zomaar de gedachte: “Hoe kun je dit nu niet begrijpen?”
Ik spreek maar even in termen van ons en wij; dan lijkt het op zijn minst dat ik niet de enige ben.
Een complex gesprek
In gesprekken wordt er vaak gereageerd op wat de ander zegt; actie reactie. We hebben te maken met tijdsdruk, we willen zaken oplossen, vooruitgang boeken en zijn alweer onderweg naar het volgende dilemma of de volgende actie. In de race die we een werkdag noemen, willen we graag concreetheid en duidelijkheid. Maar waarom dragen we bij aan complexiteit als we duidelijkheid willen? Tja, niets menselijks is ons vreemd.
Heb je ooit iemand horen zeggen: “Een euro voor je gedachten!” Een gezegde dat gebruikt wordt als iemand overduidelijk in gedachten verzonken is. Hoe geweldig zou het zijn als je ook zou kunnen constateren dat iemand in gedachten vastzit terwijl je met ze praat? Dat zou echt een grote stap vooruit zijn en je helpen om duidelijkheid en helderheid te bereiken.
De sleutel tot effectieve gesprekken
In gesprekken draait het om zenden en ontvangen, praten en luisteren. Aan beide kanten van dit spectrum ligt veel ruimte voor ruis en dát is precies wat we willen voorkomen. In mijn werk heb ik vaak het voordeel dat ik samen met iemand kan reflecteren op de gesprekken die hebben plaatsgevonden. Ik stel vragen als: “Wat was je strategie voor het gesprek?” en “Wat vond je lastig aan het gesprek?” Mensen kunnen achteraf vaak haarfijn uitleggen dat ze tijdsdruk voelden. Of dat ze vanuit hun eigen principes en waarden vinden dat je bepaalde uitspraken niet kunt doen in een gesprek.
In die reflectie op gesprekken komen vaak belemmerende overtuigingen naar voren, zoals: “Als ik er niet zelf ben geweest, kan ik iemand ook niet aanspreken op iets!” Dat is een begrijpelijk standpunt, maar niet altijd waar. Laten we verder gaan op dit voorbeeld. Wat zou er gebeuren als je deze gedachte zou delen met de ander? Wat zou er gebeuren als je zegt: “Ik vind het lastig om iemand aan te spreken op iets dat ik niet zelf heb gezien. Ik wil graag delen wat ik heb gehoord en dan samen kijken naar jouw perspectief.”
Emoties en valkuilen
Andere situaties die ik hoor gaan over de impact van emoties, die spelen in een gesprek of het herkennen van eigen valkuilen terwijl je in gesprek bent. Zo deelde onlangs iemand met mij: “Ik merkte dat ik veel te veel aan het vertellen was en dat ik telkens het probleem wilde oplossen”. De persoon in kwestie vroeg me wat je het beste kunt doen in zo’n situatie. Ik vroeg haar wat ze dacht dat er zou gebeuren als ze dit in het gesprek had gedeeld. Ze antwoordde: “Ja, dat zou handig zijn, maar hoe breng ik dat ter sprake?” Ik moedigde haar aan om letterlijk te delen wat ze tegen mij had gezegd, maar dan actief naar andere persoon. Ze zei toen: “Ik merk dat ik veel praat en dat ik telkens naar de oplossing op zoek ben.”
Het belang van openheid
Laat ik even een pas op de plaats maken; ik ben ook heel benieuwd naar jouw ideeën. Wat zou jij doen als je deze beslissing moest nemen?” Ze was verrast over hoe eenvoudig het was om haar gedachten, gevoelens en onderliggende beweegredenen te delen en hoe dit helderheid bracht in de complexiteit van het gesprek. Het besef dat je je observaties, inzichten en gedachten actief kunt inzetten, helpt om de ander beter inzicht te geven in jouw perspectief en biedt ruimte om boven het gesprek uit te stijgen. Zolang gedachten in ons hoofd blijven, blijven ze ons hinderen en de ander is zich niet bewust van wat er speelt. Het delen van gedachten helpt om beide problemen op te lossen.
De kracht van eenvoud
Een ander fenomeen dat speelt, is dat we aannames maken en conclusies trekken in ons hoofd en vervolgens handelen op basis van die aannames. Het actief checken van onze aannames helpt niet alleen bij het opbouwen van vertrouwen, maar verschaft ook duidelijkheid. Het voorkomt die frustrerende reactie: “Oh, is dat wat je bedoelde?” Als het gaat om ambitie, durf ik te stellen dat het streven naar perfectie wellicht wat hoog gegrepen is, misschien zelfs utopisch. Desalniettemin is het realistisch om te streven naar vereenvoudiging. Het herkennen en erkennen van complexiteit en bereid zijn om bij te sturen, zelfs als dat betekent dat je terugkeert naar een eerder gesprek, is een effectieve benadering.
Keeping things simple is the hardest thing to do! Maar naast moeilijk ook bijzonder effectief en stress verminderend.