De zorg staat onder druk. Ook bij Stichting Radar is het belangrijk om te zoeken naar de juiste balans tussen inzet medewerkers, kwaliteit van zorg en organisatiedoelstellingen. De vraag naar zorg neemt toe, de uitgaven stijgen en er is sprake van personeelskrapte.
Stichting Radar maakte twee jaar geleden de keuze om echt te gaan werken aan capaciteitsmanagement. Een stap die niet zomaar even in de praktijk geregeld is. Het doel was in eerste instantie om de privé-werk balans van medewerkers te verbeteren met behulp van meer inzichten door feitelijke data te koppelen aan de dialoog en de stap naar participerend roosteren. Een goede basis om van daaruit meer en meer capaciteitsmanagement vorm te geven. De privé werk balans staat immers vaak onder druk bij zorgmedewerkers. Middels een projectmatige aanpak en samenwerking met externe partijen is er hard gewerkt om een nieuwe werkwijze te implementeren met meer zeggenschap en eigenaarschap bij de medewerkers.
Lumio Leadership was verantwoordelijk in dit traject voor het projectleiderschap en de oprichting van een nieuwe afdeling capaciteitsmanagement.
Het project zorgde ervoor dat alle woonvormen en dagbestedingen betrokken werden bij de opgave die er ligt. Middels een roadshow en presentaties kregen medewerkers inzichten in hoe we samen in de basis roosteren met elkaar. Hierin zag je dat schendingen te hoog waren en er veel gemuteerd en geruild werd in de realisatie na gepubliceerde roosters. Veel risico voor medewerkers en Radar. De privé werk balans stond daarmee onder druk. In de stappen na het creëren van bewustwording zijn de medewerkers, de leidinggevende en de planners aan de slag gegaan in teamsessies. Samen bepalen hoe je als team wil samenwerken, eigenaarschap wil pakken en verantwoordelijkheid durft te nemen. Kom op voor jezelf en stel je grenzen en denk mee als team hoe je samen de roosters rond krijgt en je slimmer met elkaar de lasten kan verdelen.
Met behulp van een ontwikkeld stappenplan, waarin mensen hun eigen wensen in collectief bespreken, zijn we stap voor stap per locatie gaan bouwen aan een solide basisrooster. Dit basisrooster werd afgestemd op de dienstenpatronen die voor client het best passend zijn. Maar de praktijk is niet altijd zoals gepland. Belangrijk hierin is dan ook dat we teams ondersteunen bij het maken van afspraken hoe we met elkaar omgaan als er door omstandigheden zaken wijzigen in de planning. Dan is het van belang dat we dialoog onder elkaar objectief kunnen voeren. Hier hebben we veel data voor beschikbaar gekregen die dit proces ondersteund. Praten vanuit de emotie is prima, maar de feiten ernaast zetten om objectief samen de keuzes te maken die nodig zijn is net zo belangrijk.
Wat heeft dit proces nu al opgeleverd? Bij Stichting Radar zien we in de afgelopen twee jaar de volgende resultaten:
- Een daling van het aantal schendingen met 42%
- Het aantal ruilingen daalde met 16,6%
- Het aantal mutaties daalde met 28,2%
Een heel mooi resultaat waarbij we mogen concluderen dat de privé werk balans aan het verbeteren is. Ook medewerkers hebben we gevraagd hoe zij terugkijken op dit proces. Uit de vragenlijst die medewerkers hebben ingevuld blijkt:
– Ongeveer 60% van de medewerkers is neutraal of (heel) positief over het project en hoe het roosteren nu gaat;
– Grootste winst: 50% ziet verbetering in teamontwikkeling en in het kritisch (her)beoordelen van de dienstenpatronen.
We mogen concluderen dat we forse stappen hebben gemaakt en dat de basis is gelegd, maar we zijn er nog niet. Het planbureau dat steeds meer aan het muteren is naar een capaciteitscentrum heeft nog torenhoge ambities. Nog meer gebruik maken van intelligente systemen en nog meer de dialoog opzoeken met de teams om samen capaciteitsmanagement vorm te geven zijn de stappen die we nu maken. In dialoog met elkaar en met behulp van data streven we naar optimale teamsamenstelling. Welke zorgvraag is er wanneer en welke medewerker en welk team past hier nu het beste op. Dit is een continu proces dat we steeds meer verankeren binnen de organisatie.
Terugkijkend op de afgelopen twee jaar zijn we meer dan tevreden en hebben we een basis om verder te bouwen aan toekomstbestendige zorg voor iedereen!
